Progetto, obiettivi e descrizione

Il progetto nasce per rispondere ad un’esigenza del cliente, multinazionale del settore fashion: automatizzare la gestione delle spedizioni nell’ambito dell’order-to-cash.

AS IS

Il processo si articola in una serie di fasi, a partire dalla richiesta di spedizione della merce, che prevedono lo svolgimento di un alto numero di attività manuali.

Il team preposto al loro svolgimento prende in carico la richiesta ed avvia la pratica, creando una RDS (richiesta di spedizione), che contiene le informazioni relative alla richiesta del cliente finale.

Vengono espletate una serie di attività legate alla produzione e trasmissione di documenti amministrativi e logistici, necessari per concludere l’iter.

Di seguito, una sintesi delle fasi:

1. apertura pratica relativa alla richiesta di spedizione merce (UE, Extra UE)
2. generazione documenti logistici e amministrativi (fatture, DDT, CMR, documenti doganali, etc.) con relativi controlli.
3. stampa documenti: i documenti generati, che accompagneranno la merce, alimentano le code di stampa dei centri logistici
4. delivery: i documenti generati sono trasmessi ai centri logistici
5. reporting

Gli strumenti utilizzati sono: Stealth, SAP, Excel e altri (es.: e-mail)

La necessità di automazione è avvertita dal cliente a causa delle seguenti criticità:

• complessità, frammentazione e mancanza di standardizzazione delle attività
• ridotta interoperabilità e collaborazione fra gli attori coinvolti
• numero elevato di task manuali
• errori ed inefficienze dovuti alla gestione manuale del processo
• tempi di attraversamento estesi
• eterogeneità dei sistemi coinvolti e delle tipologie documentali
• FTE elevato, con un team di risorse preposte alla gestione di volumi sempre crescenti di spedizioni.

SOLUZIONE

Per rispondere alle complessità della gestione tradizionale e automatizzare la gran parte dei task manuali, è stata creata una piattaforma centralizzata, integrata con i sistemi terzi, che presenta un’unica interfaccia di gestione condivisa fra gli attori del processo.

Inoltre, è stata implementata una app mobile, ad uso dei magazzinieri, per la ricerca ed il monitoraggio dei documenti: questa consente, tra le altre funzionalità, anche la firma elettronica/digitale per la presa in carico dei documenti da parte dei trasportatori. Questo, in linea con l’obiettivo di ridurre l’impatto ambientale del processo, ha portato ad una drastica riduzione dell’utilizzo di carta stampata.

Descrizione soluzione tecnologica 

La soluzione, che prevede la gestione centralizzata delle attività, presenta diverse componenti:

• Integration Layer per l’integrazione con sistemi esistenti
• Workflow (WF) per governare le fasi del processo e gli stati della pratica
• Automation basato su AI per eseguire in automatico le attività, in base ai task mappati nei WF
• Masterdata per la gestione delle anagrafiche e delle regole alla base dei WF
• Delivery per la gestione multicanale della trasmissione dei documenti verso l’esterno
• Digital Signature per la presa in carico della documentazione da parte dei trasportatori e la firma elettronica/digitale
• Dossier, CMS per la ricerca documentale organizzata per pratica
• Reporting per l’analisi ed il monitoring dei KPI di processo

Dettaglio

La soluzione, implementata in modalità agile in cinque mesi ed attualmente in fase di roll-out, ha consentito la gestione annuale di oltre 50.000 spedizioni e l’integrazione con diversi sistemi (Stealth, etc.) su oltre 10 società.

Partendo dalla fase di analisi, l’automazione del processo ha consentito di:

• Ridurre il numero di task manuali (da 90 a 15)
• Ridurre del numero di utenti coinvolti (da 20 a 3/4)
• Semplificare e velocizzare il processo grazie al modulo masterdata, che consente la gestione dell’indirizzamento automatico dei documenti in base a regole predefinite;
• Raccogliere in automatico e in modalità standardizzata dati/informazioni dai diversi sistemi
• Gestire e rielaborare i dati raccolti, grazie all’esecuzione di 8 algoritmi applicativi

Benefici

I principali benefici:

• riduzione degli errori/inefficienze, grazie all’automazione di circa 85% dei task manuali;
• riduzione dei tempi di gestione di oltre il 70%;
• risparmio di FTE, pari all’80%, con reimpiego delle risorse in attività a maggiore valore;
• regia centrale di controllo e incremento della trasparenza;
• incremento dell’interoperabilità fra i soggetti coinvolti.

Elementi distintivi

Data la complessità e frammentazione del processo, uno degli elementi chiave per il successo del progetto è stata la fase preliminare di assessment, essenziale per identificare - insieme al cliente – le inefficienze e ridisegnare il flusso perseguendo chiare logiche di standardizzazione e automazione. La mappatura del processo ha consentito di generare un know-how aziendale, rendendo chiare le regole alla base delle attività. A differenza di prima, dove la gestione poco chiara generava nel team forte stress e frequenti episodi di turnover.

Altri elementi distintivi:

• Strumento centrale di controllo: prima i task venivano gestititi tramite diversi sistemi. Questa frammentazione non consentiva di disporre di informazioni elaborabili in real-time. Questo, è possibile grazie alla piattaforma implementata, che rappresenta un unico strumento centrale di controllo e monitoraggio dei dati.
• Integration layer basato totalmente su API: consente un’integrazione più semplice e meno customizzata, rendendo quindi la soluzione replicabile e scalabile in diversi contesti.